Kesekretariatan

Bisa dipastikan bahwa hampir disetiap organisasi baik itu OSIS, Pramuka, PMR, atau juga Pencinta Alam, pastilah mempunyai posisi jabatan yang dinamakan “sekretaris”, begitu juga di perusahaan, dimana posisi sekretaris merupakan sangat penting, dalam struktur organisasipun posisi sekretaris selalu berada dan tidak jauh (dibawah / disamping) dari posisi pimpinan.

Mengapa demikian ?

Hal itu sesuai dengan AD/ART bahwa sekretaris ialah salah satu pembantu pimpinan. Jadi dengan posisi yang tidak jauh dari pimpinan sudah menjadi tanda bahwa seorang sekretaris mempunyai peran dan tugas yang sangat penting dan berpengaruh besar terhadap berjalannya roda keorganisasian.

Definisi Sekretaris

Menurut istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” yang dari segi bahasa latin artinya rahasia. Kemudian Kata “secretum” ini berubah menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, “secretary” dalam bahasa Inggris, yang terakhir menjadi kata “secretaries” dalam bahasa Belanda, dan akhirnya masuk ke Indonesia yang disebut dengan istilah “sekretaris” yaitu berasal dari kata “secretaries” dalam bahasa Belanda. Sekretaris ialah orang, pegawai ataupun seorang karyawan yang telah di berikan tugas juga pekerjaan yang berhubungan dengan sebuah masalah kerahasiaan suatu negara atau perusahaan.

Sekretaris ini juga bisa diartikan sebagai seseorang yang membantu pimpinan atau badan pimpinan atau juga suatu perusahaan, yaitu terutama untuk sebuah penyelenggaraan kegiatan administratif dalam menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan dari operasional perusahaan maupun suatu organisasi .

Adapun Tugas dari Sekretaris adalah :

1. Memberikan saran kepada ketua dalam rangka mengambil keputusan

2. Mendampingi ketua dalam memimpin setiap rapat

3. Menyiarkan, mendistribusikan dan menyimpan surat serta arsip yang berhubungan  dengan pelaksanaan kegiatan

4. Menyiapkan laporan, surat, hasil rapat dan evaluasi kegiatan

5. Bersama ketua menandatangani setiap surat

6. Bertanggung jawab atas tertib administrasi organisasi

7. Bertindak sebagai notulis dalam rapat, atau diserahkan kepada wakil sekretaris

Serta Tugas Wakil Sekretaris yaitu :

1. Aktif membantu pelaksanaan tugas sekretaris

2. Menggantikan sekretaris jika sekretaris berhalangan

3. Wakil sekretaris membantu wakil ketua mengkoordinir seksi-seksi